oblogdoestagiario gerenciamento de tempo

 

 

Hoje vamos tocar em uma ferida que todos nós temos: a dificuldade em gerenciar melhor nosso tempo. Quem nunca chegou no final do dia olhou para a sua agenda e viu que não finalizou 20% das tarefas que havia previsto que atire a primeira pedra.

 

Segundo o portal Endeavor, somente 39% do tempo das pessoas é gasto efetivamente com tarefas que elas foram contratadas para fazer. O resto é a soma de reuniões, e-mails e busca por consolidação de informações.

 Isso é grave não? Afinal você paga pelo tempo das pessoas, certo? E se estas horas não forem utilizadas da melhor forma, infelizmente seu dinheiro não estará sendo bem gasto. A gente sabe que este é o dilema de dez entre dez gestores, por isso, preparamos este post com a intenção de ajudar você a começar uma mudança na forma como você gerencia o seu tempo e o da sua equipe hoje.

 

Vamos lá!

 

Você é produtivo ou só fica muito tempo na empresa?

 

Lembre-se: o tempo em que um colaborador passa dentro da empresa não define se ele é produtivo ou não.  

 

Mas como eu posso ser mais produtivo?

 

Provavelmente você já deve ter ouvido muito isso, mas definir prioridades é algo básico para que você consiga gerenciar seu tempo da melhor forma. Para isso, procure fazer aquilo que causa mais impacto e deixar as pequenas tarefas para serem resolvidas em outro momento. Separe o importante do urgente, caso contrário, você passará o dia equilibrando pratos e não conseguirá dar andamento em projetos realmente importantes para sua organização.

 

Você realmente precisa de reuniões tão longas?

 

Em primeiro lugar, uma reunião só pode acontecer por um bom motivo. Tenha um objetivo bem definido e elenque os resultados que se espera daquela reunião. O que será resolvido com esta conversa? Volte seu foco em resolver a pauta da reunião, evitando entrar em assuntos paralelos.

 

Se você parar para pensar, a maioria das reuniões não precisam ter uma, duas ou até três horas de duração e nem sempre precisam envolver todos os profissionais que estão participa do projeto. Convoque para as suas reuniões as pessoas que realmente podem contribuir. Reduzir o tempo que você gasta com reuniões ajuda você a gerenciar melhor o tempo.

 

É necessário ter tanto e-mail assim em minha caixa de entrada?

 

Se sua caixa de e-mail inicia o dia cheia e no final do expediente continua lotada você deve se perguntar: é necessário que tudo isso esteja em meu e-mail? Existem assuntos que não precisam ser resolvidos por e-mail, se você não consegue resolver seu problema em quatro linhas é porque talvez ele possa ser resolvido de outra forma.

 

O acúmulo de e-mails em sua caixa de entrada gera uma ansiedade desnecessária que acaba atrapalhando a execução de tarefas realmente produtivas.

 

A Virgin Group aboliu o uso de e-mail em um dia da semana e a Atos, empresa líder de serviços digitais, criou uma política de e-mail zero dentro da empresa e passou a utilizar outras plataformas que permitem a resolução de problemas de uma forma mais ágil.

 

Obviamente, existem assuntos que devem ser registrados por e-mail e, em alguns casos, não há como fugir disso.

 

Nada é tão inútil quanto fazer bem feito um trabalho que nunca deveria ter sido feito

 

O “fazer muito” e não chegar a resultado algum é algo muito comum nas empresas. É o famoso “equilíbrio de pratos” que são pequenas tarefas que não estão relacionadas às prioridades da organização. Neste caso, a dica é: defina, comunique e mantenha as prioridades. Isso permite que você e sua equipe trabalhem alinhados em um propósito se libertando das pequenas tarefas que geralmente são fontes de ansiedade para você e sua equipe.

 

Aprender a gerenciar o tempo é algo extremamente desafiador, mas são pequenas ações que, quando colocadas em prática em conjunto com a sua equipe, acabam por tornarem a rotina menos desgastante e mais produtiva.

 

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A ideia é simples: fazer com que o funcionário vivencie e conheça todos os processos em cada área da empresa. Como? A gente explica! Hoje, nós vamos contar tudo sobre a prática de Job Rotation.

 

Vem com a gente!

 

Afinal, o que é Job Rotation?

 

Essa tática é para quem deseja potencializar o aproveitamento e aprendizado de cada funcionário dentro da empresa. Com o objetivo de conhecer todos os processos, atividades e especificidades de cada área, o funcionário vive uma imersão e passa por diversas áreas da empresa durante um determinado período de tempo.

 

Imagine um funcionário novo. Por ter acabado de entrar na empresa, ele pode passar um tempo em áreas como financeiro, produção, depois no setor de compras, marketing e assim sucessivamente. Desta forma, ele passa a conhecer mais sobre cada área e, consequentemente, se torna um profissional mais capacitado e com alto conhecimento sobre as atividades da empresa.

 

Por que adotar o job rotation?

Sem dúvida, é uma maneira de tornar o profissional completo, afinal, ele aprende na prática como funciona cada setor da empresa. Assim, quando retornar ao seu departamento definitivo, poderá desempenhar suas funções de maneira mais efetiva por saber como funcionam as atividades em cada setor.

Além do benefício para o funcionário, a tática traz vantagens para a empresa. Isso porque, com o Job Rotation, os treinamentos passam a ser opcionais. Afinal, o funcionário passa pelo processo durante o expediente. Ele trabalha e aprende simultaneamente em áreas da empresa e não em cursos separados. Assim, a empresa economiza tempo e dinheiro.

Saia da zona de conforto

Não há dúvida: a técnica de Job Rotation tira o funcionário da sua zona de conforto. É preciso buscar mais informações sobre a empresa, conhecer procedimentos diferentes, exercitar sua liderança, entre outros desafios. É uma maneira de fazer com ele pense fora da caixa e esteja sempre em movimento. Este processo prepara o seu profissional de maneira completa para a sua empresa.

Agora que você já conhece as vantagens do Job Rotation, já sabe que é uma excelente maneira de treinar os funcionários de forma eficaz e econômica, certo? E lembre-se: é um modo de preparar os seus colaboradores para ocupar cargos de liderança na empresa. Vale a pena tentar, não?

Até a próxima!

 

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Os problemas fazem parte de qualquer processo corporativo. Muitas vezes, passam despercebidos ou demoram pra vir à tona.  Mas, no caso do Design Thinking, o “problema” passa a ser o protagonista em questão. Isso porque, essa ferramenta representa um conjunto de métodos e processos utilizados para identificar e abordar cada um dos “bichos de sete cabeças”.

Através desta estratégia, a maneira de pensar negócios passa a ser uma forma de exercer a criatividade. Ou seja: usar formas pouco convencionais. Nas empresas com perfis contemporâneos, esta metodologia está relacionada ao levantamento de informações, análise de conhecimento e proposta de soluções.  

 

E é aí que entra o designer. Dentre as funções que englobam a área, o profissional busca soluções de qualquer natureza e utiliza o pensamento “fora da caixa” para isso, sempre com foco em buscar questionamentos no universo do problema. No bom português, Design Thinking é justamente isso: buscar maneiras nada convencionais para solucionar problemas.  

 

Nós listamos abaixo explicações breves para cada fase deste processo. Vamos lá:

 

Aproxime-se do problema

 

Através da imersão para encontrar a origem do problema, a equipe mergulha nas consequências do desafio e estuda tanto o ponto de vista da empresa quanto do cliente. Para isso, é preciso pesquisas de todos os tipos: entrevistas, busca de tendências, observação direta, entre outras.

Essa imersão pode ser dividida em preliminar e profundidade. No caso de preliminar, há um primeiro contato com o problema. Já em profundidade, se inicia o levantamento das necessidades e oportunidades que irão nortear a geração de soluções na fase seguinte do projeto - na qual chamamos de ideação.

 

Brainstorming

 

Em tradução livre, a “tempestade cerebral” é quando as ideais são apresentadas sem nenhum julgamento. Aqui, é o momento de “pensar fora da caixa”, apresentando soluções para o problema em questão.

Para isso, a prática de estímulo à criatividade ajuda as pessoas a gerar soluções que estejam de acordo com o contexto do assunto trabalhado.

Não há limite de ideias quando o assunto é criatividade. O ideal é que haja uma variedade de perfis das pessoas envolvidas no processo - inclusive àquelas que serão beneficiadas por este método.

 

Prototipagem

 

Essa é a fase de aprovar e validar as ideias geradas. É aquele momento em que é preciso analisar o que se encaixa no projeto, juntar propostas e colocar em prática!

Apesar de ser apresentada como a fase em que se “bate o martelo”, a prototipação pode ocorrer simultaneamente com as outras fases. Conforme as ideias forem surgindo elas podem ser prototipadas, testadas e, em alguns casos, até implementadas.

 

Agora que você já conhece os benefícios necessários para o sucesso de um projeto de Transformação Digital, que tal colocar em prática o Design Thinking na sua empresa?

 

Até a próxima!

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