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Controle de aprovação de solicitação do produto (2658)

Versão: 10.006.001         Autor: Alessandro Edilson Padoin

O processo de aprovação de Solicitação de Produto, é utilizado pela Gerência/Supervisor da Filial para controlar quais demandas devem realmente ficar visíveis no Painel de demandas, para o comprador gerenciar o fluxo de compras, para iniciar o controle, acesse:

Módulo Compras > Cadastros > Finalidades > Consultas de Finalidades de Compras (rotina 2658).

Tela Consulta de Finalidades de Compras (rotina 2658)

Ao acessar o cadastro da finalidade pelo ícone do lápis, poderá definir no campo “Aprovação solicitação” uma das opções: 

Tela Flag Aprovação Solicitação
  • Sem aprovação: Sistema seguirá o fluxo normal, encaminhando a solicitação do produto diretamente ao Painel de Demandas (rotina 2634). 
  • Com aprovação: Define que a solicitação de produto gerada, irá passar pelo fluxo de aprovação, a mesma será encaminhada para o Painel de Aprovações/Aprovações (rotina 2736), e tão somente ficará disponível no Painel de Demandas (rotina 2634), caso for aprovada. Se caso for reprovado a solicitação será cancelada.

Desta forma, quando for configurado na Finalidade como “Com Aprovação”, e for realizado a abertura de uma solicitação de produto, seja pelo processo de venda garantida, sugestão de compra ou manualmente na Consulta de Solicitações de Produtos (rotina 2636).

Na abertura de uma nova solicitação de produto na (rotina 2636), o campo para definição do centro de custo, caso for informado um centro de custo este será gravado no registro gerado, caso contrário será carregado o centro de custo pela seguinte hierarquia: produto, subgrupo, grupo, funcionário, usuário. 

Além disso, após gerada uma solicitação de produto, será possível editá-la para alterar o centro de custo informado, caso o status da solicitação ainda esteja como “Pendente”. 

O sistema irá gerar um bloqueio na solicitação, mantendo a mesma com status de “Pendente” e o Status do bloqueio como “em aprovação”.   

Antes de acessar a rotina de aprovação ou a desaprovação da solicitação de produto, é necessário cadastrar um motivo para tal ação. Para realizar o cadastro de motivo acesse a (rotina 3105).

Clique no ícone do “+” o sistema abrirá a tela para realizar o cadastro do motivo, pode-se selecionar a empresa ou tão somente manter o campo como “todas”, além disso, deve-se informar o tipo de motivo, o qual poderá ser “aprovado” ou “recusado”, é necessário informar a descrição para identificação do motivo, e também selecionar no campo tipo de bloqueio, a opção “solicitação do Produto”.

Pode-se também efetuar a marcação da Flag “exige observação” a qual irá exigir que o usuário informe uma observação no momento de aprovar/desaprovar. 

A realização desta aprovação ou desaprovação da solicitação de produto pode ser feita por meio da (rotina 2736).

Ao acessar a rotina, utilize o filtro da Empresa desejada, e após acesse o filtro de nomenclatura “solicitação de Produto”. Assim, será listado todas as solicitações de produtos da filial logada.

Dessa forma, pode-se utilizar os filtros de Finalidades disponíveis na parte superior da tela, ou então realizar uma busca nas demais opções de filtros, como código ID da Solicitação, pelo Código do Produto, data de abertura dentre outros filtros disponíveis.

Ao clicar sobre o bloqueio será aberta a tela de aprovação/desaprovação, onde será possível efetuar a aprovação pelo ícone de “positivo” ou a Desaprovação pelo ícone de “negativo”. 

Ao utilizar a opção para “aprovar” ou “desaprovar”, será listado no campo Motivo, os respectivos motivos de aprovação ou recusa, previamente cadastrados na (rotina 3105).

No campo “observação” pode-se descrever conforme necessidade uma observação, lembrando que se no cadastro do motivo estiver marcado a Flag “exige observação”, a mesma será obrigatória de preenchimento. 

Importante! No momento que for gerado o bloqueio da solicitação de produto, será disparado uma tarefa para os usuários que possuem acesso liberado à rotina. Também será possível realizar a aprovação/desaprovação por meio da tarefa gerada.

Além do já referido, há o processo de aprovação de solicitação de produto pode ser segmentado por centro de custo. Somente o gerente/supervisor da filial conseguirá realizar a aprovação, para envio da demanda ao painel de demandas, caso possuir autorização no centro de custo ao qual a solicitação foi aberta. 

Para iniciar o controle de segmentação por centro de custo, do processo de aprovação de solicitação de produtos, deve ser configurado, de forma que o sistema realize este controle, para isso acesse a rotina de parâmetros (rotina 2737).

Após, parametrizar o início do controle, deve-se configurar quais usuários serão autorizados a efetuar liberações de solicitação de produto por centro de custo, para isto acesse a (rotina 2353).

Clique no ícone “+” para inserir um novo registro de autorização por funcionário. O sistema abrirá a (rotina 1652), para informar o código do funcionário.

No campo “Finalidade” informe a opção de “Solicitação de Produto”, e no campo “Centro de Custo” informe qual será o centro de custo que o funcionário terá autorização e informe o Status como “Ativo”. 

Observa-se que os campos de Limite individual e mensal, são validados apenas quando cadastrado a finalidade como “pagamento de títulos” que se trata de um outro controle do sistema, sem vínculo com o processo de segmentação por centro de custo de aprovação de cotações.

Com isto, temos as configurações necessárias para realizar o controle de aprovações de cotações segmentado por centro de custo. Dessa forma, ao acessar o Painel de Liberações/Aprovações, e realizar a ação de aprovar ou rejeitar uma solicitação de produto, o sistema vai carregar os registros que foram cadastrados, e verificar se o usuário tem a Autorização para realizar a ação, permitindo ser finalizada a ação ou impedir caso o funcionário não possuir autorização no centro de custo.

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