Orçamento (2289)
Versão 10.005.001 Autora: Chrissie Jerke
O orçamento pode ser criado a partir de um agendamento ou diretamente através da rotina de orçamentos.
Para abertura de um novo orçamento, acesse:
Módulo Oficina > Ordens de serviço > Orçamento (rotina 2289).
Para iniciar, clique no ícone do “+”, selecione o tipo de Ordem de Serviço que será utilizada para este orçamento. Caso no cadastro do tipo de OS possua uma observação configurada, e a flag “Observação na abertura de OS” esteja habilitada, será apresentada a observação no orçamento.
No campo “classificação” selecione um dos tipos cadastrados no sistema. As mais utilizadas são:
- Manutenção corretiva: Quando o equipamento apresentar algum erro ou problema.
- Manutenção preditiva: Refere-se ao acompanhamento periódico do veículo, utilizado para revisões de fábrica onde as peças são trocadas na sua eficiência. Exemplo: Quando um rolamento tem que ser trocado após mil horas.
- Manutenção preventiva: que tem como objetivo principal a prevenção de uma falha no equipamento, utilizada para trocar um componente antes deles chegarem a sua eficiência.
Importante! Caso a empresa queira cadastrar mais tipos de classificação, pode-se realizar na (rotina 2312).
No campo “vendedor” informe qual o vendedor padrão do orçamento que o sistema irá vincular nas peças orçadas. Esta informação poderá ser alterada no momento da inclusão dos itens.
No “Local prestação”, dependendo da configuração definida no tipo de OS, o sistema irá preencher automaticamente com o local informado no cadastro. Caso no tipo esteja com a opção “indefinido”, deverá ser preenchido o campo manualmente.
Na sessão de Cliente/Prospect, informe a conta do cliente ou prospect.
Na seção “veículo”, temos os campos que identificam o veículo que receberá o serviço prestado. Caso tenha sido gerado o orçamento de um agendamento, o campo será bloqueado, não permitindo alteração.
Para localizar o veículo cadastrado no sistema ao clicar na lupa de pesquisa ou realizar um pré-cadastro do veículo, informando a placa, nº de série ou chassi.
No campo “descrição do problema”, caso tenha sido gerado o orçamento de um agendamento, o sistema já irá trazer o que foi escrito no campo “registro”, porém este campo é editável para que possa acrescentar mais informações se for necessário.
Para salvar o orçamento, clique no botão “Salvar”. O sistema irá direcionar para a tela de edição do orçamento.
Na aba geral, é possível informar um mecânico, alterar o tipo de OS do orçamento e adicionar uma observação.
Na aba cliente/prospect serão apresentadas as informações do cliente ou prospect selecionado.
Na aba complementares pode-se alterar política de preço e política de prazo definidas como padrão no tipo de OS. E no campo número externo, caso a empresa utilize algum bloco ou outro tipo de controle, poderá ser informado neste campo.
Na aba veículo, é possível alterar o veículo selecionado anteriormente e informar os dados dos horímetros. Poderá ser informado também: no campo aspecto visual, as condições em que foi recebido o veículo, nos acessórios os itens que recebeu junto ao veículo, relato do problema e opinião do mecânico.
Na aba serviços, pode-se incluir os serviços orçados. Para isso, clique no ícone do “+”. Digite o código do serviço ou selecione através da lupa. Dependendo da configuração dos parâmetros da oficina a descrição do serviço ficará ou não editável.
O módulo oficina permite utilizar uma subordem de tipo de OS, ou seja, ao alocar uma peça, serviço ou despesa é possível escolher um tipo de OS diferente do definido na capa, desta forma, o sistema irá ler as regras de precificação e faturamento definidas no tipo de OS escolhido, por ser mais específico. O serviço já virá vinculado ao tipo de OS selecionado na abertura, mas pode-se alterar para outro tipo.
- Campo Mecânico: Informe o mecânico que irá realizar a prestação de serviço, ou selecione clicando no ícone da lupa.
- Campo tempo previsto: Coloque o número de horas orçadas para o cliente.
- Campo preço unitário: Será preenchido conforme as regras de precificação do tipo de OS informado.
- Campo % desconto total: É possível colocar um percentual de desconto, ou através da calculadora, localizada ao lado do campo “valor do desconto”, pode-se informar um valor em reais. Ao dar um TAB ou clicar no próximo campo, o sistema irá recalcular o valor total do serviço.
Para incluir o serviço no orçamento, clique no botão “salvar”. Caso a empresa tenha vinculado peças ao serviço, o sistema irá apresentar em tela a listagem de peças para que seja selecionado os itens desejados. Por ser um orçamento não será criado a alocação de mecânicos, nem informado o horário de trabalho.
Ao selecionar o serviço, é possível cancelar o serviço ao clicar no botão cancelar ou editar clicando no ícone do lápis.
Na aba serviços de terceiros, é possível incluir um serviço de terceiro, desde que já esteja pré-cadastrado no sistema.
Clique no botão do “+” para inserir um novo registro. Para as empresas que controlam o estoque de serviços de terceiros, poderá haver vários códigos de serviços de terceiros cadastrados no sistema, todos vinculados ao código base “ST”. A descrição do serviço de terceiro poderá ser editável dependendo da configuração do módulo oficina.
Inclua o serviço no orçamento, clicando em “salvar”.
Na aba de peças, é possível incluir peças avulsas ou que serão utilizadas para executar um determinado serviço .
Para incluir novas peças, clique no ícone do “+”.
No campo Serviço é possível realizar a vinculação da peça a prestação de serviço. Para isso clique na lupa de pesquisa e o sistema irá listar os serviços orçados. Para que o sistema realize o vínculo automático das peças e serviços após o faturamento da O.S. é necessário estar configurado a permissão do vínculo nos parâmetros do módulo. Selecione o tipo de OS que irá definir as regras para a peça a ser adicionada.
No campo produto é possível informar o código do produto, ou localizá-lo pela lupa.
Na consulta de códigos é possível configurar a pesquisa de itens. Como nesse momento o sistema não valida o saldo dos produtos, vamos desmarcar a flag “somente produtos com estoque”, para que sejam listados todos os produtos, incluindo os que não tem estoque disponível.
Ao pesquisar um produto e clicar em cima da descrição serão apresentados os dados adicionais do produto. No botão “saldo por filial”, é possível verificar na coluna “físico” o saldo disponível em estoque de cada filial.
Selecione o produto desejado e no campo “quantidade” informe as unidades que serão utilizadas. No campo “preço unitário” o sistema já irá trazer o preço do produto calculado conforme as regras de precificação definidas pela sua empresa.
Ao informar um preço abaixo do preço de venda calculado, o sistema irá validar o desconto e a margem do produto, dependendo das configurações, o sistema poderá bloquear o item ou o orçamento todo, devido haver tentativa de efetuar a venda de um produto com valor abaixo do que a empresa espera receber.
Ao tentar vender o produto por um valor superior ao preço de venda normal, caso esteja configurado, o sistema também poderá realizar o bloqueio do item ou do orçamento devido a margem alta. Confirme o item clicando em “salvar”.
O sistema irá abrir novamente a tela de inclusão de itens, para que seja adicionado mais produtos ao orçamento. Após a inclusão de todos os itens, clique no botão “fechar”.
Para orçar uma quantidade maior de um item já adicionado ao orçamento, selecione o produto na aba de peças e clique no botão “Adicionar itens” informe a quantidade adicional. Após adicionar clique no botão “confirmar”.
Para remover um item ou diminuir a quantidade informada, existem duas formas: A primeira é selecionar o item e na sequência clicar no botão “cancelar item”. Prossiga e informe a quantidade a ser cancelada e clique no botão “confirmar”. Salienta-se que nesta opção, não serão geradas informações gerenciais para a empresa, por isso utilize essa opção quando orçar uma quantidade errada. A segunda opção é clicar no botão “perder item”. Informe a quantidade a ser perdida, a causa da perda e confirme. Utilize essa opção para gerar informações gerenciais de venda perdida do item.
Caso a empresa utilize venda garantida e esta esteja configurada nos parâmetros do módulo, na aba “Solicitação de compra”, serão listados os itens com saldo indisponíveis ou menor que a quantidade orçada para que seja solicitado a compra.
Para gerar a solicitação, selecione os itens e informe a quantidade para compra. Lembre-se que não pode ser maior que a quantidade orçada.
Clique no botão “Solicitar compra’. Selecione a finalidade, a prioridade da solicitação e confirme. As opções poderão mudar de acordo com a configuração da empresa. O responsável pelas compras irá receber a solicitação e decidir se a peça será comprada ou transferida de outra filial.
Ao lado do saldo existe a flag “reservar disponível”, esta opção poderá ser utilizada para reservar o saldo disponível até a chegada dos itens solicitados, para que sejam faturados juntos. Essa é a única exceção de reserva dentro do orçamento. Com esse processo, assim que o item chegar na sua empresa, o produto ficará reservado para este cliente.
Importante! A solicitação de produtos para reposição de estoque é outro processo e deve ser iniciado pelo módulo compras.
Para as empresas que controlam estoque de terceiros, o serviço irá aparecer nessa aba para que seja utilizado o processo de venda garantida, para centralizar as solicitações de serviços de terceiros da empresa ou de cada filial.
Para consultar o status da solicitação, deve-se acessar a aba “Consulta de solicitação” ou diretamente em “minhas solicitações” (rotina 2772) e vendas garantidas (rotina 2773).
Caso o saldo do produto fique disponível, por desistência de outro cliente ou por outra solicitação que chegou antes, é possível utilizar esse saldo para atender a demanda da venda garantida. Para isso, selecione a solicitação desejada e clique no botão “Atender venda garantida com saldo disponível”. Com isso a solicitação ficará com o status de atendida.
Caso o cliente desista da venda, dependendo da permissão definida nos parâmetros do módulo, rotina 2642, será possível realizar o cancelamento da solicitação ao clicar no botão “Cancelar venda garantida”, dessa forma mesmo que já tenha sido iniciado o processo de compra do produto, ao chegar o item na filial ele será disponibilizado para venda.
Na aba “quilometragem”, poderá ser incluída uma quilometragem no orçamento. Para isso, clique no ícone “lápis” e informe a quantidade total d e km a ser orçado e o valor por km rodado que será cobrado do cliente.
Após preencher todas as informações do orçamento, clique no botão “fechar”. Na listagem de orçamentos, (rotina 2289) é possível localizar um orçamento específico, utilizando os filtros em tela e editar as informações de um orçamento em aberto ao clicar no ícone do “lápis”.
Ao selecionar um orçamento, poderá realizar a impressão, ao clicar no botão “imprimir”. Escolha o tipo de OS desejado e o tipo de produto a ser impresso. Marque em ambos a opção “todos” e clicar em “confirmar”. O sistema irá gerar um PDF no ícone de notificações.
O modelo de impressão pode variar de acordo com as configurações definidas nos parâmetros do módulo. Retornando a listagem de orçamentos, ao clicar no botão “margem” será possível visualizar a margem que está sendo praticada no orçamento selecionado.
Para cancelar um orçamento, clique no botão “Cancelar”, desta forma o sistema irá cancelar todos os produtos e serviços do orçamento automaticamente. Lembrando que o status do orçamento precisa estar “aberto”.
Para gerar um OS de um orçamento, clique no botão “Gerar OS”. É importante citar que caso o orçamento tenha sido aberto para um prospect, antes de gerar a OS, deve-se transformar o cadastro de prospect em cliente.
O sistema irá abrir a tela de conversão do orçamento. Informe o mecânico responsável pelo atendimento e o local de incidência.
Quando for uma prestação de serviço externa, automaticamente o local vira marcado com a opção “dentro do município”. Caso necessário altere para a opção “fora do município”, nesse caso o sistema irá trazer o município do cadastro do cliente. Caso seja em outra cidade, clique na lupa, para localizar a cidade correspondente.
No campo alíquota ISS, informe a alíquota da cidade que será prestado o serviço. Em caso de dúvida, peça orientação para sua contabilidade.
Após definido esses campos, terá duas opções:
- Botão Finalizar: Nessa opção, o sistema irá te direcionar para a ordem de serviço e todas as peças e serviços orçados terão que ser confirmados manualmente.
- Botão Seguinte: Na wizard 2 selecione os serviços próprios que serão utilizados na OS, na wizard 3, selecione os serviços de terceiros e na wizard 4, as peças que deseja alocar na OS.
Após clique em finalizar, dependendo da parametrização da sua empresa poderá ocorrer bloqueios como, estoque negativo e limite. Caso isso ocorra, deverá informar ao responsável pelo desbloqueio. Será gerado uma requisição das peças e o sistema irá baixar o estoque disponível das peças
A principal diferença entre alocação e reserva, é que na alocação, o item já foi separado para entrega ao mecânico para que seja utilizado em algum serviço, e na reserva ele ainda estará na prateleira, como é o caso das vendas garantidas que vimos anteriormente.
Em ambas as situações, será reservado o estoque disponível do produto, porém caso a empresa realize um balanço de estoque, todos os produtos com reserva ativa irão entrar para a lista de contagem podendo causar inconsistências, o sistema irá realizar os lançamentos de ajuste considerando o saldo reservado dos produtos.
Para consultar as reservas ativas, acesse a (rotina 2866). Caso seja identificada a necessidade de excluir uma reserva ativa, localize e selecione a reserva desejada, e na sequência clique no botão “liberar reserva”. O sistema irá solicitar uma confirmação para finalizar o processo. Ao clicar no “sim “ a reserva será liberada.
Veja também:
Relatório de Ordem de Serviço (2799)
Relatório Ficha de Campo (2617)
Agendamento de Clientes (2549)
Ordem de Serviço de Garantia (2618)