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Ordem de Serviço (2292)

Versão 10.005.001        Autora: Chrissie Jerke

A Ordem de Serviço pode ser gerada a partir de um agendamento, orçamento ou diretamente pela (rotina 2292), para acessá-la deve se ir em:

Módulo Oficina > Ordens de serviço > Ordens de Serviço > (rotina 2292).

Tela Lista de Ordens de Serviço (rotina 2292)

Na tela inicial, serão listadas todas as Ordem de Serviço abertas no sistema. Pode-se editar um registro já existente clicando no ícone do “lápis”, além de iniciar uma nova OS clicando no ícone do “+”.

Tela Cadastro de Ordem de Serviço (rotina 2292)

Na criação de uma nova OS, automaticamente o sistema irá criar um orçamento na (rotina 2289) vinculado à nova OS, para os casos em que for necessário solicitar a compra de uma peça, esta solicitação deve ser realizada no orçamento.

Na aba “geral”, é possível alterar o mecânico responsável, vendedor das peças, data de abertura dependendo das configurações do tipo de OS e o local de incidência, se será dentro ou fora do município. É possível informar uma previsão de encerramento da OS e uma observação.

Além disso, a aba apresenta informações importantes, como código interno da ordem de serviço,  código interno do orçamento que está vinculado, o número e o tipo de OS da capa.

O código interno dentro do sistema é um código único gerado automaticamente para cada registro, sendo a melhor maneira de encontrá-los dentro do sistema.

Tela Aba Geral (rotina 2292)

Na aba “cliente”, é possível alterar a conta de cliente da OS, desde que nenhum item tenha sido faturado.

Importante! Com a alteração, todos os preços e impostos dos produtos serão recalculados e o sistema irá verificar novamente os bloqueios de conta.

Tela Aba Cliente (rotina 2292)

Na aba “complementares” é possível alterar a classificação, política de preço e política de prazo da OS.

Ao alterar as políticas, dependendo da configuração dos parâmetros do módulo, para cálculo de preço após troca das políticas, será ou não recalculado o preço dos itens.

Caso configurado o recálculo manual, o sistema vai exibir a seção de “itens da ordem de serviço” com o preço unitário alocado e o preço de venda dos produtos com a alteração para que seja selecionado os itens para manter o preço atual ou atualizar, o preço de todos os itens, ou item a item.

O campo “número externo”, poderá ser preenchido manualmente, caso a empresa utilize algum bloco ou outro tipo de controle ou automaticamente quando a empresa possuir integração do sistema com aplicativos.

Tela Aba Complementares (rotina 2292)

Na aba “veículo”, pode-se alterar o veículo, informar o aspecto visual, acessórios, descrição do problema informado pelo cliente e a opinião do mecânico.

No campo “solução do problema” descreva o que foi realizado no veículo. De acordo com a parametrização da empresa a descrição, opinião e solução poderão ou não ser de preenchimento obrigatório.

No campo horímetro, da mesma forma, dependendo da parametrização, será obrigatório o preenchimento do campo, caso o tipo de equipamento selecionado seja uma colheitadeira ou um trator.

Tela Aba Veículo (rotina 2292)

Na aba serviços, serão listados os serviços confirmados que serão executados e na aba serviços orçados serão apresentados os serviços que ainda não foram confirmados na OS.

Tela Aba Serviços (rotina 2292) - Serviços Orçados

Para confirmar um serviço orçado, clique no ícone do lápis, selecione os serviços desejados, e clique no botão “confirmar”.  Desta forma ele ficará na aba de serviços confirmados com status “aguardando atendimento”, para que sejam realizados os apontamentos das horas trabalhadas.

Tela selecionar Serviços Orçados (rotina 2292)

Os serviços com status “em atendimento”  já possuem apontamento de horas informados na aba de apontamentos.

Tela Aba Apontamentos (rotina 2292)

Para editar um serviço, clique no ícone do lápis. O sistema irá abrir a tela de alteração de serviço. Aqui de acordo com o “tipo de cálculo” de preço configurado no tipo de OS, os campos “horas vendidas” ou “preço unitário” poderão ficar habilitados para edição.

Tela Aba Apontamentos - resumo por mecânico - (rotina 2292)

Pode-se alterar a filial do centro de custo, caso seja necessário. Esta configuração poderá ser utilizada para os casos em que sua filial execute serviços a pedido de outra filial. Para confirmar as alterações, clique no botão salvar.

Para adicionar um serviço à OS, clique no ícone do “+”. Selecione o serviço, e o tipo de OS que será utilizado na precificação do serviço. No campo horas vendidas, informe a quantidade de horas combinadas com o cliente que seriam utilizadas na execução do serviço.

Importante! Caso a sua empresa opte em utilizar um único serviço genérico, alterando manualmente somente a descrição, nos relatórios do sistema será puxada a descrição do cadastro do serviço e não a informada  manualmente.

Nos relatórios será possível realizar o cruzamento entre as horas vendidas e as horas que foram trabalhadas no serviço efetivamente. Além disso, no ERP,  é possível realizar dois tipos diferentes de controle de horas que são definidos na implantação do sistema. 

Horário sexagesimal, que segue o mesmo formato de contagem do relógio tradicional, onde uma hora equivale a 60 minutos e uma hora e meia é representado por 1,3.

A segunda opção é o formato “centesimal”, onde uma hora é representada por 100 centésimos. Portanto, 15 minutos centesimais são representados por 0,25 e uma hora e meia é representado por 1,5. Esse formato é o mais utilizado para o cálculo das horas trabalhadas para fins de valores a pagar em folha, pois representa a quantidade dos minutos trabalhados de uma maneira que o valor a pagar em folha fique proporcional às horas trabalhadas.

Tela Sistema Sexagesimal (hora relógio) e Sistema Centesimal (folha de pagamento)

Pode-se alterar também o mecânico responsável pela execução do serviço e a filial do centro de custo. Após clique em “salvar”.

Para cancelar o atendimento, selecione um serviço e clique no botão “cancelar”, informe a quantidade a cancelar e confirme. O serviço vai ficar com a situação “cancelado”.

Após adicionar os serviços, é necessário informar os apontamentos das horas trabalhadas. Para isso, acesse a aba de “apontamentos” e clique no ícone do “+”. Selecione o mecânico que realizou a prestação do serviço, o serviço executado e informe a data e horário do atendimento.

As datas e horários dos apontamentos, não poderão ser valores futuros, somente data atual e horários passados ou data e horário no passado de acordo com a configuração no sistema. Esse parâmetro permite estipular um número máximo de dias passados para realizar os apontamentos. Após preencher os campos, clique no botão “Salvar”.

O sistema irá abrir novamente a tela de apontamentos, para que seja incluído mais um apontamento. Após finalizar as inclusões, clique no botão “fechar”.

O sistema irá verificar os apontamentos de horas, deslocamento, tarefas e agendamentos e só deixará salvar se a data e a hora do mecânico não cruzar com nenhum outro lançamento em outro serviço ou OS.

Os apontamentos dos serviços poderão ser realizados por mais de um mecânico ou auxiliar. Para editar os apontamentos clique no ícone do lápis ou excluir ao clicar no ícone da lixeira. Isso só será possível enquanto o serviço estiver em aberto.

Na aba Resumo por mecânico, serão listados as horas trabalhadas, vendidas e participação de cada mecânico.

Voltando a aba de serviços, localize e selecione os serviços com situação “em atendimento” e clique no botão “encerrar atendimento”. O sistema irá pedir uma confirmação, clique no “sim”.

Apenas serviços encerrados serão listados para serem faturados.

Caso seja necessário realizar alguma alteração, selecione o serviço e clique no botão “reabrir”.

A aba “serviços de terceiros” é semelhante a aba de serviço próprio. Na aba de serviços orçados, serão listados os serviços incluídos no orçamento.  Para confirmá-lo na OS, clique no ícone do lápis, selecione os serviços e clique em confirmar.

Tela Aba Serviços de Terceiros (rotina 2292)

Para adicionar ST diretamente na OS, na aba de confirmados, clique no ícone do “+”. Selecione o tipo de OS que irá definir as regras para o serviço  Informe o serviço e o  valor. Para incluir o serviço , clique em salvar.

Tela Incluir serviço de terceiro na ordem de serviço (rotina 2292)

Na aba, ao selecionar um serviço, será possível editar ao clicar no ícone do lápis, gerar a venda perdida ao clicar no botão perder ou cancelar no botão cancelar serviço.

Na aba “peças”, é onde serão listadas todas as peças utilizadas na prestação do serviço.

Tela Aba Peças  (rotina 2292)

Na aba orçadas, serão listadas as peças não confirmadas do orçamento. Para confirmá-las clique no ícone do lápis, selecione os itens e clique em confirmar. Este processo deverá ser realizado quando chegar as peças solicitadas por venda garantida no orçamento.

Tela Peças Orçadas (rotina 2292)

Feito isso, o sistema irá gerar no ícone de notificações o PDF da requisição das peças confirmadas na O.S. Esta requisição deve ser impressa e entregue para o estoquista, para que ele separe as peças.

Na aba de peças confirmadas, poderá ser adicionada mais peças diretamente na OS, para isso clique no ícone do “+”. No momento da inclusão das peças, é possível selecionar tipos de OS diferentes que irão definir as regras e operações de faturamento, desta forma, será possível ter na mesma OS, peças cobradas do cliente e outras que serão utilizadas como consumo.

Para adicionar uma quantidade maior de um item já confirmado, selecione o produto, clique no botão “Adicionar itens” e informe a quantidade a adicionar.

Importante! Todos os itens adicionados na OS precisam ter quantidade disponível em estoque.

Caso deseje remover um item ou diminuir a quantidade informada, selecione o item e clique no botão “cancelar” ou no botão “perder”. Lembre-se que na opção cancelar, não serão geradas informações gerenciais, por isso utilize esta opção somente quando incluir uma quantidade errada.

Tela Peças confirmadas (rotina 2292)

Para as OS com local de prestação “externo”, será habilitada a aba “remessa a campo”. Nesta aba poderão ser geradas as notas fiscais de saída e entrada de remessas à campo das peças que o mecânico leva para executar o atendimento ao veículo.

Na aba “remessa para atendimento” serão listadas todas as peças confirmadas na OS. Selecione os itens que serão levados a campo e clique em “confirmar”. O sistema abrirá a tela para que sejam informados os dados de frete.

No campo tipo de frete, escolha entre as opções:

  • Por conta do destinatário: Quando o frete será pago pelo cliente;
  • Por conta do emitente: Quando o frete será pago pela sua empresa;
  • Por conta de terceiros: Quando o frete será pago por outra pessoa que não é o cliente;
  • Transporte próprio por conta do remetente: Quando o frete vai ser realizado com veículo próprio da empresa e a empresa que irá custear o frete;
  • Transporte próprio por conta do destinatário: Quando o frete é realizado com o veículo próprio da empresa e o cliente irá pagar o frete;
  • Sem frete: Quando não tiver frete;

No campo “via” deve ser informado o tipo de transporte que será utilizado, se rodoviário, aeroviário, hidroviário, marítimo ou ferroviário. Os campos referente a transportadora só serão habilitados quando escolhido um tipo de frete diferente da opção “Sem frete”.

Na aba “dados” poderão ser preenchidos mais campos referente ao veículo e a carga. Estes campos são opcionais. O campo “Quant. de volumes” é importante preencher com a quantidade que o cliente irá receber.

Se no cadastro do produto constar as informações de “peso bruto” e “peso líquido”, nesta aba o sistema irá  preencher esses campos automaticamente, caso contrário o preenchimento desses dados deve ser manual.

Na aba observação, é possível preencher com as informações que irão sair nos dados adicionais da nota. Após, clique em confirmar. O sistema irá confirmar a geração da nota fiscal, e o PDF irá aparecer no ícone de notificações.

Na aba “retorno de atendimento”, serão listados todos os itens enviados a campo. Para fazer o retorno das peças, selecione as peças e informe a quantidade que foi usada de cada uma dos produtos. Após clique no botão “confirmar”. Novamente será aberta a tela para informar o frete e observação da nota.

Independente da quantidade que utilizamos, a nota fiscal de retorno da remessa sempre será emitida contendo a quantidade total das peças.  Internamente o sistema irá realizar o cancelamento das peças não utilizadas e a alocação apenas da quantidade informada.

A nota de retorno ficará disponível no ícone de notificações. Juntamente com a nota será gerada a requisição de guarda das peças que não foram utilizadas.

Na aba “itens com remessa” serão listadas as informações sobre as notas fiscais de remessa a campo de cada produto.

Na aba “despesas”  poderão ser lançadas as despesas que os mecânicos tiveram durante o atendimento a campo, como por exemplo: alimentação, hotel, entre outros.

Tela Aba Despesas (rotina 2292)

Para adicionar uma despesa, clique no ícone do “+”, informe a descrição da despesa, selecione o tipo de OS de acordo com a cobrança que será feita, se cliente ou empresa. Informe o valor, a data e clique no botão “salvar”. Caso seja faturada para o cliente, o sistema irá emitir uma nota de serviços referente a essas despesas.

Tela Incluir despesa na Ordem de Serviço (rotina 2292)

Na aba limite individual, serão listados as liberações de valores realizadas pelo financeiro, caso tenha ocorrido algum bloqueio. Tanto de limite individual que são valores liberados para cada ordem de serviço ou bloqueio por limite de crédito que ocorre quando um cliente possui por exemplo, um limite de R$5.000,00 e o total da OS ultrapasse esse valor, será gerado um bloqueio de limite de crédito, e o financeiro irá receber uma notificação para liberar ou não um novo valor de limite para a OS.

Tela Aba Limite Individual (rotina 2292)

Na aba requisições, serão apresentadas requisições de entrada e saída geradas para a ordem de serviço. Para reimprimir, selecione a requisição desejada e clique no botão “imprimir”. O sistema irá disponibilizar o PDF no ícone de notificações.

Tela Aba Requisições (rotina 2292)

Na aba eventos serão gravadas todas as alterações de tipo de OS realizadas na capa ou nos itens, possibilitando o rastreamento de uma OS desde a sua origem até o encerramento. Serão listados também as trocas de valores  e quem realizou a alteração.

Tela Aba Eventos (rotina 2292)

Abaixo das abas da OS, existe o botão “alterar tipo de OS”. Ao clicar sobre ele, será possível alterar  o tipo da capa e dos itens confirmados na OS. A capa da OS refere-se às informações selecionadas na abertura e que serão utilizados como padrão para inclusão de novos itens.

Tela botões "alterar tipo de OS, alterar local de prestação e fechar"

Esta alteração pode ser utilizada, por exemplo, quando é adicionado uma despesa na OS com um tipo que fature para o cliente e a empresa decida posteriormente na hora do faturamento bonificar o cliente pagando a despesa. Nesse caso, deve-se selecionar a despesa e informar um tipo de Os que fature para a própria empresa, como é o caso do consumo interno.

A flag “alterar o tipo de OS da capa”, dependendo das configurações de uso definidas no  tipo de O.S, irá ou não permitir a troca. Para finalizar a alteração, clique no botão “confirmar”.

Tela alterar tipo de ordem de serviço - 2292.1

Caso seja necessário alterar o local de prestação do serviço, clique no botão “alterar local de prestação”. Informe o novo local e clique em “confirmar” para concluir a alteração. Lembre-se que a alteração do indicador de presença e local de prestação implicam na revisão e recálculo dos impostos. Após preencher todos os dados da OS, clique no botão “fechar”.

Tela Alterar Local de prestação e indicador de presença da OS

Na listagem, ao selecionar uma OS será possível:

Por meio do botão “Ir para o orçamento” será possível acessar o orçamento vinculado a OS. Ao clicar no botão “Encerrar a OS” , o  sistema irá solicitar uma confirmação para encerrar a OS e caso haja peças pendentes deverá ser informada a causa para realizar a perda dos itens.  Após o encerramento da OS, não será mais possível faturar  a OS e nem realizar movimentações.

Tela Listagem

Esta opção deverá ser utilizada quando houver algum item pendente dentro da OS que não será mais faturado. As regras para permitir ou não o encerramento com itens pendentes de faturamento é definida em cada tipo de OS.

Um exemplo muito comum é nos casos em que a empresa não cobrar o deslocamento dos seus clientes. Nesse caso deverá realizar a configuração no tipo de OS para permitir o encerramento da OS com o deslocamento pendente.

As OS’s com saldo zerados, poderão ser canceladas, para isso selecione uma OS zerada e abaixo irá aparecer o botão “Cancelar”. Dependendo da parametrização utilizada pela sua empresa, poderá ser configurado o sistema para liberar o faturamento das OS somente se elas estiverem com o status como pronto. Desta forma, não será mais possível editar ou realizar alterações nos itens da OS.

Portanto, antes de definir a OS como pronta, certifique-se que todas as peças estão alocadas, e que todos os serviços estão atendidos e encerrados. Caso tenha que ser realizada alguma alteração, deverá reabrir a OS.

Para empresas que optarem por não utilizar a configuração de O.S pronta, será possível realizar o faturamento de alguns itens da OS mesmo que ela não esteja totalmente concluída.

Ao selecionar uma OS é possível também realizar a impressão , para isso clique no botão “imprimir”, selecione os tipos de OS, tipos de produtos, o status dos itens que deverão sair na impressão e confirme. O PDF da OS ficará disponível no ícone de notificações. O modelo poderá mudar de acordo com a parametrização definida na sua empresa.

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Controle de Carcaças (3064)

Fatura (2512)

Orçamento (2289)

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