Se você é gestor de uma empresa, provavelmente já sabe o que é um fechamento contábil, não é?
Para os que não estão habituados, o fechamento contábil é uma rotina periódica realizada no departamento contábil da empresa. Os registros podem ser divididos em mensais e anuais, ou em um período específico que faça sentido para a empresa.
Os mensais são aqueles em que os registros são feitos a cada mês, contemplando todos os resultados da organização. Além disso, esse sistema serve de base para o fechamento anual que irá ser feito.
Já os anuais irão funcionar da mesma forma, porém realizando um balanço do ano inteiro, retratando a situação financeira da empresa em todos os meses daquele período, elencando transações e movimentações.
O Sistema Tributário Nacional está cada vez mais burocrático, a todo momento surgem novas normativas ou obrigações acessórias para as empresas se adequarem. É comum surgirem problemas nesse ponto, pois os empreendedores não conseguem acompanhar todas as mudanças nos processos.
A exigência é que o profissional esteja atualizado e também atualizando as informações no sistema para que tudo flua de forma correta, do início ao fim. E com a implementação do Sistema Público de Escrituração Digital, o SPED, qualquer problema fiscal, como a falta de envio de uma informação ou envio de uma incorreta, é rapidamente detectado pelo Fisco.
São essas inconsistências que geram não só dor de cabeça, mas penalidades. Por vezes, a empresa é notificada, mas há casos em que pode receber multa e até ficar irregular perante os órgãos fiscalizadores, o que compromete a continuidade do negócio.
A importância do fechamento contábil
Aqui na Solution nós gostamos de estratégias que nos ajudarão na tomada de decisões futuras. O fechamento contábil é uma ferramenta estratégica e por si só já justifica seu uso. Mas, entre outras questões, o fechamento contábil permite:
– Elencar as tendências do negócio para os próximos meses;
– Identificar pontos que estão prejudicando a saúde financeira da empresa;
– Criar soluções para todas as falhas encontradas;
– Ter acesso às informações a respeito da situação financeira da empresa para atender às obrigações fiscais;
– Ter compreensão de como os setores da empresa estão seguindo e quanto de verba é destinada a cada um deles;
– Adaptar o planejamento estratégico, estabelecendo novas táticas que se adequem aos pontos levantados anteriormente.
Ter o controle da gestão fiscal é importante não só para conseguir se manter de acordo com todas as normas que são restabelecidas a cada atualização, mas também para conseguir visualizar os setores como andam todos os setores da sua empresa.
Isso inclui quanto cada uma recebe de verba, quanto precisa para se manter e em quais pontos pode melhorar, cortar gastos e investir em outras áreas para gerar mais retorno.
Sem dor de cabeça e com resultados: é possível?
Como nós já dissemos, quanto mais você se manter atualizado em relação às novidades tributárias, menores são as chances de complicações com os órgãos fiscalizadores em âmbitos municipal, estadual e federal.
Por isso, mantenha as contas da empresa em dia, lembrando que a gestão fiscal quando feita corretamente reduz riscos e é beneficiada com vantagens que acabam gerando um ganho financeiro para o negócio.
Se você está perdido e não sabe por onde começar, separamos algumas dicas que podem te ajudar na gestão fiscal. Confira:
– É como diz o velho ditado, prevenir é melhor que remediar. Sabendo exatamente o valor mensal a ser recolhido em impostos você evita surpresas no fim do mês;
– Elabore um calendário com prazos que são extremamente importantes. O planejamento é essencial quando falamos de gestão fiscal para, entre outros benefícios, evitar multas;
– Saiba como gerir o pagamento ou os créditos passíveis de restituição sobre os tributos e estude formas de reduzir os impostos incidentes sobre o seu negócio.
Por fim, a nossa última dica não poderia ser outra: continue estudando. Saiba que este post é apenas o início de uma caminhada a ser trilhada, por isso, estude cada vez mais como fazer uma boa gestão fiscal.
Os caminhos para o fechamento contábil
Tudo bem, agora que você já sabe a importância do fechamento fiscal e como fazer isso sem ter mais dores de cabeça, está na hora de conhecer os possíveis caminhos para fazer gestão fiscal.
Existem dois caminhos que você pode escolher para fazer o fechamento fiscal da sua empresa: o manual e o via XML.
Lançamento manual
Mesmo que talvez você não saiba exatamente o que é XML, ainda deve imaginar que o lançamento de notas de forma manual é o processo mais demorado. Ainda assim, ele é o mais preciso, pois é possível fazer a conferência da nota item por item, garantindo que as informações lançadas estejam corretas.
Além disso, o correto lançamento e a devida tributação na entrada garantem que o custo da mercadoria e o preço de venda calculado reflitam a realidade da empresa naquele determinado momento.
Aqui na Solution nós já detectamos um erro muito comum relacionado ao processo. Na maioria das vezes as notas vêm com muitos itens, de diferentes tributações, e quem realiza o lançamento é o estoquista.
E para ele, o mais importante é lançar a nota para a mercadoria estar disponível no estoque para venda. Pela falta de conhecimento, esse lançamento acaba ficando incompleto ou errado.
Visando evitar a ocorrência, algumas empresas realizam essa etapa no Departamento Fiscal, que tem mais conhecimento da área.
Lançamento via XML
Já com o lançamento pelo arquivo XML você tem um processo mais rápido e prático ao dar entrada em uma nota. O eXtensible Markup Language (XML), é entendido como um tipo de linguagem de marcação que define as regras necessárias para codificar diferentes documentos, incluindo as notas fiscais.
Assim, dentro da configuração de nota por meio do XML temos duas opções quanto à tributação: conforme a tributação do sistema (rateio manual) ou conforme o XML.
O segundo método só vai ser confiável para a empresa que está com tudo 100% parametrizado no sistema, tendo toda a configuração correta. Se houver alguma divergência nas tabelas, a nota pode acabar bloqueada.
Hoje, a maioria dos clientes Solution utiliza a forma de importação de XML conforme o rateio manual, ou seja, de acordo com a tributação do sistema.
O que pode acontecer é que em alguns estados há o confronto dos valores informados pelo cliente com os valores informados pelo fornecedor no XML. Nestes casos, a configuração conforme o XML é suficiente para sanar a divergência, apenas tendo o cuidado de manter as tabelas de tributação configuradas corretamente. O processo gerará as Guias de Reconhecimento (GRs) quando houver necessidade.
É importante ressaltar que ao importar com os rateios das tabelas Solution, caso haja alguma divergência, a nota já é bloqueada no momento do lançamento. Só será possível seguir o processo se o ajuste for feito na tabela ou de forma manual. A medida evita os problemas futuros.
Conte com a Solution para te ajudar a deixar o fechamento contábil ainda mais fácil. Entre em contato com nossos consultores para saber mais!